Gestionar grupos de whatsapp
Vamos a explicar las bases que deberían sentarse para ser el administrador de un grupo de WhatsApp de forma eficiente.
Tema del grupo
El tema del grupo debería dejar claro el objetivo del grupo, por ejemplo un grupo de padres del colegio, la descripción correcta sería «padres del colegio», a veces con la intención de hacerlo con humor se ponen nombres de grupo como «los magníficos» que no describen este objetivo y puede ser
Documentos
No se debe usar WhatsApp para pasar documentos o fotos que se deban localizar posteriormente. Porque las imágenes se manipulan al enviarlas y los documentos se podrían perder en la multitud de mensajes. Aunque se pueden destacar algunos mensajes no sería la mejor herramienta para compartir documentos, otras como Google drive serían más adecuadas.
Participantes
Lo correcto sería preguntar antes de añadir una persona a un grupo si quiere ser añadida porque aunque puede salir del grupo cuando quiera, puede ser que no quiera que los demás sepan que no desea estar en ese grupo de WhatsApp.
Ahora WhatsApp incorpora una nueva función que permite que no puedan añadirte a un grupo sin tu permiso.
Normas del grupo
Lo ideal sería que el primer mensaje del grupo fuera la normativa.
Las listas
¿Quién se apunta a…? ¿Quién viene a …?
Las listas de personas en WhatsApp suelen ser un quebradero de cabeza para el administrador del grupo.
Si por ejemplo el grupo es de un equipo de fútbol y en principio deberían venir todos, es mucho más efectivo que se comuniquen por privado las ausencias. Porque puede darse el caso que un jugador no pueda venir porque está enfermo, y lo diga en el grupo, luego el resto de jugadores se podrían interesar por su estado de salud y el jugador deba dar explicaciones delante de todos por un tema que quizás no quiera que se entere todo el grupo.
Además las listas suelen ser mensajes más largos que el resto y dificultan la búsqueda de los mensajes realmente importantes.
La cantidad de mensajes que genera un grupo va a influir directamente en la decisión de los participantes a silenciar el grupo o no, las listas es uno de los principales motivos, porque genera gran cantidad de mensajes separados en el tiempo, lo que provoca demasiada información que no interesa al participante una vez a decidido si va a asistir o no.
Las listas son muy ineficientes en cuanto a número de mensajes, si seguimos con el ejemplo del equipo deportivo, aquí podemos ver el número de mensajes que se podrían evitar
Partidos
Jugadores/participantes
Mensajes con listas
sin listas
¿Cuándo debe intervenir el administrador del grupo de WhatsApp?
Sobretodo al principio de la creación del grupo, para dejar claro a los participantes lo que se debe o no publicar en el grupo.
Si el administrador frena la primera fotografía fuera de lugar, no habrán más de este tipo.
Si actúa tarde , por ejemplo censurando una foto, el participante que la publica puede sentirse herido, porque no se han censurado
Las normas
Redactar correctamente las normas ayudará al buen funcionamiento del grupo
Vamos a ver un ejemplo de normativa del grupo.
Grupo de Asociación de padres del colegio
Normativa:
-Objetivo del grupo: Este grupo de WhatsApp debe servir para coordinar los padres en los eventos y extraescolares del colegio X.
-Podéis publicar: Información sobre los eventos para coordinar quien va a traer cada material, quien puede participar y de que forma, información interesante para el resto de padres que esté relacionada con el objetivo del grupo.
-No podéis publicar. Fotografías o Videos de carácter sexual, chistes aunque sean muy graciosos. Mensajes privados entre miembros del grupo en los que otros no tengan interés, para restos caso es mejor un mensaje privado.
– Intentad ser educados con el resto de participantes. No ofender a nadie con insultos, o reproches.
-Salida del grupo. Sois libres de salir del grupo cuando queráis, la información de calendario de eventos se encuentra en la recepción de la escuela disponible para todos,
- Mensajes eficientes con normas 86%
- SiN NORMAS- 43%
- CON NORMAS Y ADMINISTRADOR ACTIVO-95%
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